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10 conseils pour une planification harmonieuse du personnel temporaire

Travaillez-vous souvent avec des employés temporaires, des flexi-jobbers ou des étudiants ? Et la gestion et la planification de votre personnel ressemblent-elles davantage à un casse-tête ? Il est temps de revoir votre façon de travailler avec ces 10 conseils pratiques.

  1. Enregistrer les demandeurs et les suivre
  2. Fournir un briefing clair
  3. Diviser les emplois en différentes fonctions
  4. Créer une main-d'œuvre complète
  5. Suivi des heures travaillées
  6. Payer votre personnel correctement et à temps
  7. Assurer une administration efficace du personnel
  8. Planifiez correctement vos effectifs
  9. Demander la disponibilité du personnel
  10. Demander aux employés de confirmer leur présence
CrewPlanner : outil de planification et de paie en ligne

1. Enregistrer les demandeurs et assurer leur suivi

Avant d'engager des intérimaires, il faut d'abord postuler. En regroupant les candidats en un seul endroit et en les classant par fonction, vous conservez une bonne vue d'ensemble de tous les profils.

 

Vous pouvez procéder de deux manières :

  1. Créez une adresse électronique spéciale où seules les demandes d'emploi vous parviendront. Ainsi, les profils intéressants ne se perdront pas dans votre boîte aux lettres habituelle.
  2. Utiliser un logiciel de planification des effectifs Planificateur d'équipage de Rollit Payroll. Demandez aux candidats d'y enregistrer leur profil. Ce faisant, ils remplissent également un questionnaire que vous avez vous-même préparé. Cela vous permet de voir d'un coup d'œil quels profils répondent aux exigences de l'emploi en question.

     

     

Examinons ensemble les possibilités qui s'offrent à nous

2. Fournir un briefing clair

Bien entendu, un bon briefing permet à vos employés de mieux accomplir leurs tâches. De bons accords sont synonymes de bon travail.


Malheureusement, dans la pratique, la mauvaise communication est encore souvent à l'origine de malentendus. Les employés ne reçoivent pas toutes les directives à temps ou ne savent pas s'ils reçoivent les informations par SMS, par téléphone ou par courrier.

C'est pourquoi le CrewPlanner comporte quelques champs pratiques :

  • Vêtements : indiquez ici les vêtements que vos employés doivent porter. Pour les articles de première nécessité, il est déjà question d'un sourire éternel. Mais n'hésitez pas à ajouter d'autres articles importants.
  • Formule : dans cette case, vous indiquez quand vos employés doivent être présents et quand leur équipe commence.
  • Équipe : saisissez ici l'heure de début et de fin de l'équipe.

Vous avez maintenant créé un briefing complet en un seul geste. En effet, la planification de votre personnel peut être simple.

3. Diviser les emplois en différentes fonctions

Appliquez une structure claire aux différentes fonctions pour lesquelles vous recherchez du personnel. Par exemple, vous avez besoin d'un profil différent pour faire la vaisselle et pour recevoir des invités.

 

Et c'est là que le premier conseil s'avère immédiatement utile. En effet, à partir de l'application, vous classez les employés par département ou par fonction. Lorsque vous planifiez ensuite votre personnel, il vous suffit de sélectionner le bon département.

Vous recherchez du personnel temporaire pour un poste particulier ? Dans ce cas, vous n'ouvrez les candidatures que pour ce poste.

"En cliquant sur un bouton, vos collaborateurs confirment s'ils acceptent le travail ou non. La planification de votre personnel est donc automatique."

4. Construire une main-d'œuvre complète

Un collaborateur qui annule à la dernière minute peut rapidement devenir un véritable obstacle à une gestion efficace. C'est pourquoi il est primordial de bâtir un vivier de talents diversifié afin de disposer en permanence d'une ressource sur laquelle vous pouvez compter en toute circonstance.

Lorsque la planification du personnel devient urgente, notre solution vous permet de diffuser une demande de travail à l'ensemble de votre équipe en un simple clic. Fini le temps perdu à contacter chaque employé individuellement par téléphone ou par email, vous optimisez ainsi vos processus et gagnez un temps précieux.

 

En cliquant sur un bouton, vos collaborateurs confirment s'ils acceptent ou non le travail. De cette manière, la planification de votre personnel est réellement automatique. Comment cela fonctionne-t-il ? Vous pouvez le découvrir ici.

5. Suivre le nombre d'heures travaillées

Travailler avec du personnel temporaire signifie principalement planifier. Beaucoup de planification. En particulier lorsque l'horaire de travail est différent chaque jour, le suivi des relevés horaires est presque un travail à temps plein.

C'est la raison pour laquelle nous avons intégré une fonction de pointage directement dans notre outil de planification des effectifs, CrewPlanner. Cette fonctionnalité permet aux employés de pointer leur entrée et sortie via leur propre smartphone ou la tablette fixe mise à disposition au sein de l'entreprise, offrant ainsi une gestion optimale et simplifiée des heures de travail.

Ainsi, les retardataires ne peuvent plus se cacher. En outre, il n'est plus nécessaire de suivre manuellement les entrées de temps ou de les saisir a posteriori. Le système prépare tout pour le traitement.

6. Payer votre personnel correctement et à temps

Tout le monde aime recevoir son salaire à temps. Comme dans CrewPlanner, toutes les heures pointées sont prêtes immédiatement, il ne vous reste plus qu'à tout valider.

 

Comment pouvez-vous être sûr que vos employés reçoivent le salaire correct ? Lorsque vous créez une fonction et/ou un profil d'employé, vous introduisez le salaire horaire. Dès que vous validez les heures prestées, le système calcule le salaire correct et le paiement est automatique.

7. Assurer une administration efficace du personnel

Afin de garantir la conformité légale, il est impératif de rédiger les contrats appropriés pour chaque employé et chaque fonction exercée. Cette démarche, bien que essentielle, peut s'avérer à la fois chronophage et complexe.

 

Mais cela appartient au passé. En effet, chaque fois que vous engagez du personnel temporaire, les employés reçoivent tous les documents : du règlement de travail et du contrat à la déclaration de l'étudiant. Ils les signent à l'aide d'une signature numérique certifiée.

8. Planifiez correctement vos effectifs

Dans les secteurs où le recours à du personnel temporaire est courant, il peut s'avérer complexe d'organiser la planification en amont. Toutefois, nous vous conseillons de planifier autant que possible à l'avance. Cela favorisera une gestion plus fluide et agréable, tant pour vous que pour vos collaborateurs. Ainsi, vous pouvez être assuré de disposer du personnel nécessaire pour chaque créneau horaire.

Nous vous recommandons d'exploiter les fonctionnalités de planification hebdomadaire et mensuelle de CrewPlanner. Il vous est possible de copier facilement la planification, y compris les employés assignés, pour les semaines à venir. En un seul clic, votre planification des effectifs est prête à être déployée.

9. Demande de disponibilité du personnel

Demandez aux employés d'indiquer dans le CrewPlanner les jours où ils sont disponibles pour travailler. Ou quand ils veulent travailler dans telle ou telle équipe. Il ne vous reste plus qu'à les programmer. Les planifier et combler ainsi les lacunes de votre planning de travail.

10. Demander aux employés de confirmer leur présence

Vous planifiez vos employés et ensuite, vous n'avez plus de nouvelles. Ont-ils bien reçu votre message ? Vont-ils se présenter ? Faut-il encore prendre contact avec eux ? Grâce à notre outil de planification, ils reçoivent une demande de confirmation de leur présence. Dès qu'ils confirment, ils apparaissent directement dans votre vue de planification.

 

Dites adieu à votre planification des effectifs sur Excel et à la paperasse interminable. Nous serions ravis de vous expliquer comment notre outil de planification des effectifs, CrewPlanner, et Rollit Payroll peuvent vous accompagner dans cette démarche.

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Registreer sollicitanten en volg ze op

Avant d'engager des intérimaires, il faut d'abord postuler. En regroupant les candidats en un seul endroit et en les classant par fonction, vous conservez une bonne vue d'ensemble de tous les profils.


Vous pouvez procéder de deux manières :

  1. Créez une adresse électronique spéciale où seules les demandes d'emploi vous parviendront. Ainsi, les profils intéressants ne se perdront pas dans votre boîte aux lettres habituelle.
  2. Gebruik de personeelsplanning software CrewPlanner van Rollit Payroll. Vraag sollicitanten om hun profiel hierin te registeren. Daarbij vullen ze ook een vragenlijst in die je zelf hebt opgesteld. Zo zie je in een oogopslag welke profielen voldoen voor die bepaalde functie.
Examinons ensemble les possibilités qui s'offrent à nous

Zorg voor een duidelijke briefing

  • Bien entendu, un bon briefing permet à vos employés de mieux accomplir leurs tâches. De bons accords sont synonymes de bon travail.
  • Helaas zorgt miscommunicatie in de praktijk nog vaak voor misverstanden. Medewerkers krijgen niet op tijd alle richtlijnen door, of weten niet of ze info krijgen via sms, telefoon of mail. Daarom staan er in CrewPlanner enkele handige velden:
  • Kleding: vul hier in welke kleding je medewerkers moeten dragen. Bij benodigdheden staat er alvast an everlasting smile. Maar vul gerust aan met andere belangrijke zaken.
  • Formule: in dit vakje geef je aan wanneer je medewerkers aanwezig moeten zijn en wanneer hun dienst start.
  • Shift: geef hier het begin- en einduur in van de shift.
  • Vous avez maintenant créé un briefing complet en un seul geste. En effet, la planification de votre personnel peut être simple.

Verdeel jobs in verschillende functies

Appliquez une structure claire aux différentes fonctions pour lesquelles vous recherchez du personnel. Par exemple, vous avez besoin d'un profil différent pour faire la vaisselle et pour recevoir des invités.

 

Et c'est là que le premier conseil s'avère immédiatement utile. En effet, à partir de l'application, vous classez les employés par département ou par fonction. Lorsque vous planifiez ensuite votre personnel, il vous suffit de sélectionner le bon département.

Vous recherchez du personnel temporaire pour un poste particulier ? Dans ce cas, vous n'ouvrez les candidatures que pour ce poste.


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Un employé qui annule à la dernière minute ? Il vous manquera comme une peau de chagrin. Constituez donc une vaste base de données du personnel afin d'avoir toujours quelqu'un sur qui compter.


Vous devez planifier rapidement du personnel ? Avec notre outil de planification, envoyez une demande de travail à l'ensemble de votre équipe en un seul clic, sans avoir à contacter chaque collaborateur individuellement. Cette solution vous permet de maximiser votre efficacité et de gagner un temps considérable.


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Ainsi, les retardataires ne peuvent plus se cacher. En outre, il n'est plus nécessaire de suivre manuellement les entrées de temps ou de les saisir a posteriori. Le système prépare tout pour le traitement.

Betaal je personeel correct en op tijd uit

Tout le monde aime recevoir son salaire à temps. Comme dans CrewPlanner, toutes les heures pointées sont prêtes immédiatement, il ne vous reste plus qu'à tout valider.

 

Comment pouvez-vous être sûr que vos employés reçoivent le salaire correct ? Lorsque vous créez une fonction et/ou un profil d'employé, vous introduisez le salaire horaire. Dès que vous validez les heures prestées, le système calcule le salaire correct et le paiement est automatique.

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Afin de garantir la conformité légale, il est impératif de rédiger les contrats appropriés pour chaque employé et chaque fonction exercée. Cette démarche, bien que essentielle, peut s'avérer à la fois chronophage et complexe.

 

Mais cela appartient au passé. En effet, chaque fois que vous engagez du personnel temporaire, les employés reçoivent tous les documents : du règlement de travail et du contrat à la déclaration de l'étudiant. Ils les signent à l'aide d'une signature numérique certifiée.

Zet je personeelsplanning op punt

Dans les secteurs où le recours à du personnel temporaire est courant, il peut s'avérer complexe d'organiser la planification en amont. Toutefois, nous vous conseillons de planifier autant que possible à l'avance. Cela favorisera une gestion plus fluide et agréable, tant pour vous que pour vos collaborateurs. Ainsi, vous pouvez être assuré de disposer du personnel nécessaire pour chaque créneau horaire.

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Vraag beschikbaarheden personeel op

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Laat medewerkers hun aanwezigheid bevestigen

Vous planifiez vos employés et ensuite, vous n'avez plus de nouvelles. Ont-ils bien reçu votre message ? Vont-ils se présenter ? Faut-il encore prendre contact avec eux ? Grâce à notre outil de planification, ils reçoivent une demande de confirmation de leur présence. Dès qu'ils confirment, ils apparaissent directement dans votre vue de planification.


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Betaal je personeel correct en op tijd uit

Tout le monde aime recevoir son salaire à temps. Comme dans CrewPlanner, toutes les heures pointées sont prêtes immédiatement, il ne vous reste plus qu'à tout valider.


Comment pouvez-vous être sûr que vos employés reçoivent le salaire correct ? Lorsque vous créez une fonction et/ou un profil d'employé, vous introduisez le salaire horaire. Dès que vous validez les heures prestées, le système calcule le salaire correct et le paiement est automatique.

Zorg voor een efficiënte personeelsadministratie

Afin de garantir la conformité légale, il est impératif de rédiger les contrats appropriés pour chaque employé et chaque fonction exercée. Cette démarche, bien que essentielle, peut s'avérer à la fois chronophage et complexe.


Mais cela appartient au passé. En effet, chaque fois que vous engagez du personnel temporaire, les employés reçoivent tous les documents : du règlement de travail et du contrat à la déclaration de l'étudiant. Ils les signent à l'aide d'une signature numérique certifiée.

Zet je personeelsplanning op punt

In sectoren die vaak tijdelijk personeel inschakelen, is alles op voorhand regelen niet zo evident. Toch raden we je aan om zoveel mogelijk vooruit te plannen. Dat is fijner werken voor jou en je medewerkers. Op die manier ben je zeker dat je voor elk openstaand uur personeel hebt.

Maak daarom gebruik van de week- en maandplanningen in CrewPlanner. Kopieer de planning, eventueel met ingeplande medewerkers, eenvoudig naar de volgende weken. En voilà, je personeelsplanning staat met een enkele klik op punt.

Vraag beschikbaarheden personeel op

Demandez aux employés d'indiquer dans le CrewPlanner les jours où ils sont disponibles pour travailler. Ou quand ils veulent travailler dans telle ou telle équipe. Il ne vous reste plus qu'à les programmer. Les planifier et combler ainsi les lacunes de votre planning de travail.

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Vous planifiez vos employés et ensuite, vous n'avez plus de nouvelles. Ont-ils bien reçu votre message ? Vont-ils se présenter ? Faut-il encore prendre contact avec eux ? Grâce à notre outil de planification, ils reçoivent une demande de confirmation de leur présence. Dès qu'ils confirment, ils apparaissent directement dans votre vue de planification.


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