Piekperiode in aantocht? Zo kies je de juiste bezetting van je team
Zomerdrukte, festivals, volle terrassen of grote evenementen: voor bedrijven in horeca, events, detailhandel en food-retail betekent dit elk jaar opnieuw dezelfde uitdaging. Hoe bepaal je precies hoeveel flexwerkers je nodig hebt? En hoe plan je hen slim in, zonder stress?
In deze praktische handleiding vind je 7 handige tips voor slimme personeelsplanning en het bepalen van de juiste bezetting voor jouw flexibel team.
Waarom is een goede personeelsplanning belangrijk?
- Kostenbesparing: voorkom overbezetting en onnodige loonkosten.
- Klanttevredenheid: garandeer een vlotte service zonder wachttijden.
- Flexibiliteit: schakel sneller bij wisselende drukte.
1. Gebruik inzichten uit je vorige piekperiodes
Kijk even terug naar je vorige drukke periodes, en leer eruit:
- Hoeveel bezoekers of klanten had je?
- Hoeveel medewerkers had je toen ingepland?
- Was dat net te weinig, voldoende of juist te veel?
Analyseer je omzet, kassagegevens of reserveringssystemen om je goed voor te bereiden op komende piekperiodes. Zo bepaal je je bezetting op basis van concrete cijfers, in plaats van nattevingerwerk en bereid je je personeelsplanning meteen nauwkeuriger voor!
2. Stel een flexibele basisplanning op
Werk een basisplanning uit voor vaste taken (opbouw, bediening, kassa, bar, …) Dat helpt je om snel in te spelen op onverwachte drukte of rustige momenten. Bepaal:
- De specifieke basistaken
- Het minimum aantal medewerkers per taak
Extra shifts voor mogelijke drukte
3. Ken de sterktes van je flexwerkers
Niet elke flexkracht is gelijk of doet graag alle taken. Maak een overzicht van je team:
- Wie heeft ervaring?
- Wie kan snel schakelen bij drukte?
- Wie werkt zelfstandig?
Zo kun je snel de juiste mensen op de juiste plek inzetten.
4. Plan op basis van weersverwachting en reservaties
Een zonnige dag betekent meer terrasgasten; regen kan je opbouwpersoneel overbodig maken. Hou bij je planning rekening met:
- Weersvoorspellingen voor komende dagen.
- Reserveringen of ticketverkoop.
- Lokale evenementen of concurrentie.
Zo kun je je horeca team samenstellen met de juiste buffer en last minute personeel oproepen waar nodig.
5. Maak last-minute wijzigingen eenvoudig
Zorg dat je snel en eenvoudig personeel kunt oproepen of afzeggen. Maak het jezelf eenvoudig met een planningtool zoals Rollit. Daarmee:
- communiceer je wijzigingen helder en snel
- hou je overzicht wie er beschikbaar is
- stuur je snel last-minute open shifts uit
- hou je een betrouwbaar en betrokken team van flexwerkers bij
6. Houd je budget en loonkosten in de gaten
Een flexibele planning betekent ook financieel slim plannen. Bereken vooraf je personeelskosten per shift:
- Hou rekening met extra kosten (weekenden, avonden, overuren)
- Hoeveel flexibele krachten heb je en hoeveel vaste medewerkers?
- Monitor je uitgaven en plan daarop (bijvoorbeeld: gespendeerd uurloon vs. omzet per gast)
7. Evalueer en optimaliseer continu
Plan na elke piekperiode een korte evaluatie:
- Wat ging goed en wat kan beter?
- Waren er hiaten in de flexwerkers planning?
- Hoe nauwkeurig was je bezetting berekenen?
Gebruik deze inzichten om je volgende personeelsplanning horeca nóg efficiënter te maken.
Klaar voor een planning zonder stress (en zonder Excel)?
Wil je direct aan de slag met een slimme personeelsplanning en flexwerkers inzetten zonder gedoe? Vraag nu een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe je met Rollit in één klik shifts beheert, kosten inzichtelijk maakt en je team optimaal inzet.
Swipe voor meer
Waarom is een goede personeelsplanning belangrijk?
- Kostenbesparing: voorkom overbezetting en onnodige loonkosten.
- Klanttevredenheid: garandeer een vlotte service zonder wachttijden.
- Flexibiliteit: schakel sneller bij wisselende drukte.
1. Gebruik inzichten uit je vorige piekperiodes
Kijk even terug naar je vorige drukke periodes, en leer eruit:
- Hoeveel bezoekers of klanten had je?
- Hoeveel medewerkers had je toen ingepland?
- Was dat net te weinig, voldoende of juist te veel?
Analyseer je omzet, kassagegevens of reserveringssystemen om je goed voor te bereiden op komende piekperiodes. Zo bepaal je je bezetting op basis van concrete cijfers, in plaats van nattevingerwerk en bereid je je personeelsplanning meteen nauwkeuriger voor!
2. Stel een flexibele basisplanning op
Werk een basisplanning uit voor vaste taken (opbouw, bediening, kassa, bar, …) Dat helpt je om snel in te spelen op onverwachte drukte of rustige momenten. Bepaal:
- De specifieke basistaken
- Het minimum aantal medewerkers per taak
Extra shifts voor mogelijke drukte
3. Ken de sterktes van je flexwerkers
Niet elke flexkracht is gelijk of doet graag alle taken. Maak een overzicht van je team:
- Wie heeft ervaring?
- Wie kan snel schakelen bij drukte?
- Wie werkt zelfstandig?
Zo kun je snel de juiste mensen op de juiste plek inzetten.
4. Plan op basis van weersverwachting en reservaties
Een zonnige dag betekent meer terrasgasten; regen kan je opbouwpersoneel overbodig maken. Hou bij je planning rekening met:
- Weersvoorspellingen voor komende dagen.
- Reserveringen of ticketverkoop.
- Lokale evenementen of concurrentie.
Zo kun je je horeca team samenstellen met de juiste buffer en last minute personeel oproepen waar nodig.
5. Maak last-minute wijzigingen eenvoudig
Zorg dat je snel en eenvoudig personeel kunt oproepen of afzeggen. Maak het jezelf eenvoudig met een planningtool zoals Rollit. Daarmee:
- communiceer je wijzigingen helder en snel
- hou je overzicht wie er beschikbaar is
- stuur je snel last-minute open shifts uit
- hou je een betrouwbaar en betrokken team van flexwerkers bij
6. Houd je budget en loonkosten in de gaten
Een flexibele planning betekent ook financieel slim plannen. Bereken vooraf je personeelskosten per shift:
- Hou rekening met extra kosten (weekenden, avonden, overuren)
- Hoeveel flexibele krachten heb je en hoeveel vaste medewerkers?
- Monitor je uitgaven en plan daarop (bijvoorbeeld: gespendeerd uurloon vs. omzet per gast)
7. Evalueer en optimaliseer continu
Plan na elke piekperiode een korte evaluatie:
- Wat ging goed en wat kan beter?
- Waren er hiaten in de flexwerkers planning?
- Hoe nauwkeurig was je bezetting berekenen?
Gebruik deze inzichten om je volgende personeelsplanning horeca nóg efficiënter te maken.
Klaar voor een planning zonder stress (en zonder Excel)?
Wil je direct aan de slag met een slimme personeelsplanning en flexwerkers inzetten zonder gedoe? Vraag nu een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe je met Rollit in één klik shifts beheert, kosten inzichtelijk maakt en je team optimaal inzet.
