Facebook Instagram Linkedin-in
Gratis demo
Meld je aan
Meld je aan

10 tips voor een vlotte planning van tijdelijk personeel

Werk jij vaak met tijdelijke medewerkers, flexi-jobbers of studenten? En lijkt het beheer en de planning van je personeel meer op een sudoku? Dan is het tijd om je manier van werken drastisch aan te pakken met deze 10 tips.

  1. Registreer sollicitanten en volg ze op
  2. Zorg voor een duidelijke briefing
  3. Verdeel jobs in verschillende functies
  4. Bouw een uitgebreid personeelsbestand op
  5. Hou de gewerkte uren bij
  6. Betaal je personeel correct en op tijd uit
  7. Zorg voor een efficiënte personeelsadministratie
  8. Zet je personeelsplanning op punt
  9. Vraag beschikbaarheden personeel op
  10. Laat medewerkers hun aanwezigheid bevestigen
CrewPlanner: onlineplannings- en payrolltool

1. Registreer sollicitanten en volg ze op

Vooraleer je tijdelijk personeel inplant, zijn er eerst sollicitaties. Door de sollicitanten op één plek te bundelen en in te delen per functie, behoud je een mooi overzicht van alle profielen.

 

Er zijn twee manieren waarop je te werk kan gaan:

  1. Maak een speciaal e-mailadres aan waarop alleen sollicitaties binnenkomen. Op die manier geraken interessante profielen niet verloren in je gewone mailbox.
  2. Gebruik de personeelsplanning software CrewPlanner van Rollit Payroll. Vraag sollicitanten om hun profiel hierin te registeren. Daarbij vullen ze ook een vragenlijst in die je zelf hebt opgesteld. Zo zie je in een oogopslag welke profielen voldoen voor die bepaalde functie.

     

     

Laten we samen de mogelijkheden bekijken

2. Zorg voor een duidelijke briefing

Uiteraard zorgt een goede briefing ervoor dat je medewerkers hun taken beter uitvoeren. Goede afspraken zorgen voor goed werk.


Helaas zorgt miscommunicatie in de praktijk nog vaak voor misverstanden. Medewerkers krijgen niet op tijd alle richtlijnen door, of weten niet of ze info krijgen via sms, telefoon of mail.

Daarom staan er in CrewPlanner enkele handige velden:

  • Kleding: vul hier in welke kleding je medewerkers moeten dragen. Bij benodigdheden staat er alvast an everlasting smile. Maar vul gerust aan met andere belangrijke zaken.
  • Formule: in dit vakje geef je aan wanneer je medewerkers aanwezig moeten zijn en wanneer hun dienst start.
  • Shift: geef hier het begin- en einduur in van de shift.

Nu heb je in één beweging een volledige briefing aangemaakt. Inderdaad, de planning van jouw personeel kan eenvoudig zijn.

3. Verdeel jobs in verschillende functies

Breng een duidelijke structuur aan in de verschillende functies waarvoor je personeel zoekt. Want je hebt bijvoorbeeld een ander profiel nodig voor de afwas dan voor de ontvangst van gasten.

 

En hierbij komt de eerste tip meteen van pas. Want vanaf de sollicitatie deel je medewerkers in per afdeling of functie. Als je daarna je personeel inplant, hoef je alleen nog maar de juiste afdeling te selecteren.

Zoek je voor een bepaalde job tijdelijke medewerkers? Stel dan alleen die functie open voor sollicitaties.

“Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch.”

4. Bouw een uitgebreid personeelsbestand op

Een medewerker die last minute afzegt? Die kun je missen als kiespijn. Bouw daarom een uitgebreid personeelsbestand op zodat je altijd iemand hebt om op terug te vallen.
Moet je nog snel personeel inplannen? Via onze planningstool verstuur je met één klik een aanvraag tot werk naar heel je personeelsbestand. Je hoeft dus niet iedereen apart te bellen of te mailen. Zo bespaar je veel tijd.

 

Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch. Hoe dat werkt? Dat lees je hier.

5. Hou de gewerkte uren bij

Werken met tijdelijk personeel wil vooral zeggen: plannen. Veel plannen. Zeker als het werkschema er elke dag anders uitziet, is het bijhouden van de uurregistratie bijna een voltijdse job.

Daarom hebben we een ingebouwde tikklokfunctie ingebouwd in onze personeelsplanningstool CrewPlanner. Daardoor klokken medewerkers in en uit via hun eigen smartphone of de vaste tablet in de zaak.

Laatkomers kunnen zich zo niet meer verstoppen. Bovendien hoef je de tijdsregistratie niet meer manueel bij te houden of nadien nog in te geven. Het systeem zet alles klaar voor verwerking.

6. Betaal je personeel correct en op tijd uit

Iedereen wil graag zijn of haar loon op tijd ontvangen. Omdat in CrewPlanner alle geklokte uren meteen klaarstaan, hoef jij alles alleen maar te valideren.

 

Hoe weet je nu zeker dat je personeel het juiste loon ontvangt? Omdat je bij de aanmaak van een bepaalde functie en/of medewerkersprofiel het uurloon ingeeft. Daarnaast vul je ook eventuele extra’s aan, zoals woon-werkverkeer, kledingvergoeding, overuren, nachtpremies … Zodra je de gewerkte uren valideert, berekent het systeem het juiste loon én verloopt ook de uitbetaling automatisch.

7. Zorg voor een efficiënte personeelsadministratie

Om wettelijk in orde te zijn, moet je voor iedere medewerker en elke job dat hij of zij uitvoert, de nodige contracten opmaken. Dat is niet alleen een tijdrovend werkje, het is nog complex ook.

 

Maar dat is verleden tijd. Want elke keer wanneer je tijdelijk personeel inplant, ontvangen medewerkers alle documenten: van het arbeidsreglement en -contract tot de studentverklaring. Die ondertekenen ze met een gecertificeerde digitale handtekening.

8. Zet je personeelsplanning op punt

In sectoren die vaak tijdelijk personeel inschakelen, is alles op voorhand regelen niet zo evident. Toch raden we je aan om zoveel mogelijk vooruit te plannen. Dat is fijner werken voor jou en je medewerkers. Op die manier ben je zeker dat je voor elk openstaand uur personeel hebt.

Maak daarom gebruik van de week- en maandplanningen in CrewPlanner. Kopieer de planning, eventueel met ingeplande medewerkers, eenvoudig naar de volgende weken. En voilà, je personeelsplanning staat met een enkele klik op punt.

9. Vraag beschikbaarheden personeel op

Vraag medewerkers om in CrewPlanner in te geven welke dagen ze beschikbaar zijn om te werken. Of wanneer ze in welke shift willen werken. Het enige dat jij nog hoeft te doen? Hen inplannen en zo de gaten in je werkschema opvullen.

10. Laat medewerkers hun aanwezigheid bevestigen

Je plant medewerkers in en daarna hoor je niets meer. Hebben ze je bericht gekregen? Komen ze opdagen? Moet je nog even contact met hen opnemen? Via onze planningstool ontvangen ze de vraag om hun aanwezigheid te bevestigen. Zodra ze dat doen, komen ze in je planningsoverzicht te staan.

 

Zeg nu vaarwel tegen je personeelsplanning in Excel en de eindeloze paperassen. Wij vertellen je graag hoe onze personeelsplanningstool CrewPlanner en Rollit Payroll jou hierbij helpt.

Schakel nu onze hulp in

Deel dit artikel 

[Sassy_Social_Share type="standard"]

Lees meer blogs

Hulp nodig bij de payroll van je flexibel personeel?

Heb je vragen over de payroll van flexibel personeel? Of ben je op zoek naar een goede partner die jouw payroll overneemt? Geef ons een seintje. We helpen je graag verder.

Laten we kennismaken
Een goede partner die jouw payroll overneemt

10 tips voor een vlotte planning van tijdelijk personeel

Werk jij vaak met tijdelijke medewerkers, flexi-jobbers of studenten? En lijkt het beheer en de planning van je personeel meer op een sudoku? Dan is het tijd om je manier van werken drastisch aan te pakken met deze 10 tips.

Registreer sollicitanten en volg ze op

Vooraleer je tijdelijk personeel inplant, zijn er eerst sollicitaties. Door de sollicitanten op één plek te bundelen en in te delen per functie, behoud je een mooi overzicht van alle profielen.


Er zijn twee manieren waarop je te werk kan gaan:

  1. Maak een speciaal e-mailadres aan waarop alleen sollicitaties binnenkomen. Op die manier geraken interessante profielen niet verloren in je gewone mailbox.
  2. Gebruik de personeelsplanning software CrewPlanner van Rollit Payroll. Vraag sollicitanten om hun profiel hierin te registeren. Daarbij vullen ze ook een vragenlijst in die je zelf hebt opgesteld. Zo zie je in een oogopslag welke profielen voldoen voor die bepaalde functie.
Laten we samen de mogelijkheden bekijken

Zorg voor een duidelijke briefing

  • Uiteraard zorgt een goede briefing ervoor dat je medewerkers hun taken beter uitvoeren. Goede afspraken zorgen voor goed werk.
  • Helaas zorgt miscommunicatie in de praktijk nog vaak voor misverstanden. Medewerkers krijgen niet op tijd alle richtlijnen door, of weten niet of ze info krijgen via sms, telefoon of mail. Daarom staan er in CrewPlanner enkele handige velden:
  • Kleding: vul hier in welke kleding je medewerkers moeten dragen. Bij benodigdheden staat er alvast an everlasting smile. Maar vul gerust aan met andere belangrijke zaken.
  • Formule: in dit vakje geef je aan wanneer je medewerkers aanwezig moeten zijn en wanneer hun dienst start.
  • Shift: geef hier het begin- en einduur in van de shift.
  • Nu heb je in één beweging een volledige briefing aangemaakt. Inderdaad, de planning van jouw personeel kan eenvoudig zijn.

Verdeel jobs in verschillende functies

Breng een duidelijke structuur aan in de verschillende functies waarvoor je personeel zoekt. Want je hebt bijvoorbeeld een ander profiel nodig voor de afwas dan voor de ontvangst van gasten.

 

En hierbij komt de eerste tip meteen van pas. Want vanaf de sollicitatie deel je medewerkers in per afdeling of functie. Als je daarna je personeel inplant, hoef je alleen nog maar de juiste afdeling te selecteren.

Zoek je voor een bepaalde job tijdelijke medewerkers? Stel dan alleen die functie open voor sollicitaties.


“Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch.”

Bouw een uitgebreid personeelsbestand op

Resultaten opvolgen met rapportage

Een medewerker die last minute afzegt? Die kun je missen als kiespijn. Bouw daarom een uitgebreid personeelsbestand op zodat je altijd iemand hebt om op terug te vallen.


Moet je nog snel personeel inplannen? Via onze planningstool verstuur je met één klik een aanvraag tot werk naar heel je personeelsbestand. Je hoeft dus niet iedereen apart te bellen of te mailen. Zo bespaar je veel tijd.


Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch. Hoe dat werkt? Dat lees je hier.

Hou de gewerkte uren bij

Transparante facturatie

Werken met tijdelijk personeel wil vooral zeggen: plannen. Veel plannen. Zeker als het werkschema er elke dag anders uitziet, is het bijhouden van de uurregistratie bijna een voltijdse job.


Daarom hebben we een ingebouwde tikklokfunctie ingebouwd in onze personeelsplanningstool CrewPlanner. Daardoor klokken medewerkers in en uit via hun eigen smartphone of de vaste tablet in de zaak.


Laatkomers kunnen zich zo niet meer verstoppen. Bovendien hoef je de tijdsregistratie niet meer manueel bij te houden of nadien nog in te geven. Het systeem zet alles klaar voor verwerking.

Betaal je personeel correct en op tijd uit

Iedereen wil graag zijn of haar loon op tijd ontvangen. Omdat in CrewPlanner alle geklokte uren meteen klaarstaan, hoef jij alles alleen maar te valideren.

 

Hoe weet je nu zeker dat je personeel het juiste loon ontvangt? Omdat je bij de aanmaak van een bepaalde functie en/of medewerkersprofiel het uurloon ingeeft. Daarnaast vul je ook eventuele extra’s aan, zoals woon-werkverkeer, kledingvergoeding, overuren, nachtpremies … Zodra je de gewerkte uren valideert, berekent het systeem het juiste loon én verloopt ook de uitbetaling automatisch.

Zorg voor een efficiënte personeelsadministratie

Om wettelijk in orde te zijn, moet je voor iedere medewerker en elke job dat hij of zij uitvoert, de nodige contracten opmaken. Dat is niet alleen een tijdrovend werkje, het is nog complex ook.

 

Maar dat is verleden tijd. Want elke keer wanneer je tijdelijk personeel inplant, ontvangen medewerkers alle documenten: van het arbeidsreglement en -contract tot de studentverklaring. Die ondertekenen ze met een gecertificeerde digitale handtekening.

Zet je personeelsplanning op punt

In sectoren die vaak tijdelijk personeel inschakelen, is alles op voorhand regelen niet zo evident. Toch raden we je aan om zoveel mogelijk vooruit te plannen. Dat is fijner werken voor jou en je medewerkers. Op die manier ben je zeker dat je voor elk openstaand uur personeel hebt.

Maak daarom gebruik van de week- en maandplanningen in CrewPlanner. Kopieer de planning, eventueel met ingeplande medewerkers, eenvoudig naar de volgende weken. En voilà, je personeelsplanning staat met een enkele klik op punt.

Vraag beschikbaarheden personeel op

Vraag medewerkers om in CrewPlanner in te geven welke dagen ze beschikbaar zijn om te werken. Of wanneer ze in welke shift willen werken. Het enige dat jij nog hoeft te doen? Hen inplannen en zo de gaten in je werkschema opvullen.

Laat medewerkers hun aanwezigheid bevestigen

Je plant medewerkers in en daarna hoor je niets meer. Hebben ze je bericht gekregen? Komen ze opdagen? Moet je nog even contact met hen opnemen? Via onze planningstool ontvangen ze de vraag om hun aanwezigheid te bevestigen. Zodra ze dat doen, komen ze in je planningsoverzicht te staan.


Zeg nu vaarwel tegen je personeelsplanning in Excel en de eindeloze paperassen. Wij vertellen je graag hoe onze personeelsplanningstool CrewPlanner en Rollit Payroll jou hierbij helpt.

Schakel nu onze hulp in
team-rollit-2025

Simuleer een samenwerking & loonkosten via Rollit.

Let's go!

Swipe voor meer

Registreer sollicitanten en volg ze op

Vooraleer je tijdelijk personeel inplant, zijn er eerst sollicitaties. Door de sollicitanten op één plek te bundelen en in te delen per functie, behoud je een mooi overzicht van alle profielen.

Er zijn twee manieren waarop je te werk kan gaan:

  1. Maak een speciaal e-mailadres aan waarop alleen sollicitaties binnenkomen. Op die manier geraken interessante profielen niet verloren in je gewone mailbox.

  2. Gebruik de personeelsplanning software CrewPlanner van Rollit Payroll. Vraag sollicitanten om hun profiel hierin te registeren. Daarbij vullen ze ook een vragenlijst in die je zelf hebt opgesteld. Zo zie je in een oogopslag welke profielen voldoen voor die bepaalde functie.

Zorg voor een duidelijke briefing

  • Uiteraard zorgt een goede briefing ervoor dat je medewerkers hun taken beter uitvoeren. Goede afspraken zorgen voor goed werk.
  • Helaas zorgt miscommunicatie in de praktijk nog vaak voor misverstanden. Medewerkers krijgen niet op tijd alle richtlijnen door, of weten niet of ze info krijgen via sms, telefoon of mail. Daarom staan er in CrewPlanner enkele handige velden:
  • Kleding: vul hier in welke kleding je medewerkers moeten dragen. Bij benodigdheden staat er alvast an everlasting smile. Maar vul gerust aan met andere belangrijke zaken.
  • Formule: in dit vakje geef je aan wanneer je medewerkers aanwezig moeten zijn en wanneer hun dienst start.
  • Shift: geef hier het begin- en einduur in van de shift.
  • Nu heb je in één beweging een volledige briefing aangemaakt. Inderdaad, de planning van jouw personeel kan eenvoudig zijn.

Verdeel jobs in verschillende functies

Breng een duidelijke structuur aan in de verschillende functies waarvoor je personeel zoekt. Want je hebt bijvoorbeeld een ander profiel nodig voor de afwas dan voor de ontvangst van gasten.

En hierbij komt de eerste tip meteen van pas. Want vanaf de sollicitatie deel je medewerkers in per afdeling of functie. Als je daarna je personeel inplant, hoef je alleen nog maar de juiste afdeling te selecteren.

Zoek je voor een bepaalde job tijdelijke medewerkers? Stel dan alleen die functie open voor sollicitaties.


“Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch.”

Bouw een uitgebreid personeelsbestand op

Resultaten opvolgen met rapportage

Een medewerker die last minute afzegt? Die kun je missen als kiespijn. Bouw daarom een uitgebreid personeelsbestand op zodat je altijd iemand hebt om op terug te vallen.


Moet je nog snel personeel inplannen? Via onze planningstool verstuur je met één klik een aanvraag tot werk naar heel je personeelsbestand. Je hoeft dus niet iedereen apart te bellen of te mailen. Zo bespaar je veel tijd.


Met één klik op de knop bevestigen je medewerkers of ze de job aanvaarden of niet. En zo verloopt de planning van je personeel eigenlijk automatisch. Hoe dat werkt? Dat lees je hier.

Hou de gewerkte uren bij

Transparante facturatie

Werken met tijdelijk personeel wil vooral zeggen: plannen. Veel plannen. Zeker als het werkschema er elke dag anders uitziet, is het bijhouden van de uurregistratie bijna een voltijdse job.


Daarom hebben we een ingebouwde tikklokfunctie ingebouwd in onze personeelsplanningstool CrewPlanner. Daardoor klokken medewerkers in en uit via hun eigen smartphone of de vaste tablet in de zaak.


Laatkomers kunnen zich zo niet meer verstoppen. Bovendien hoef je de tijdsregistratie niet meer manueel bij te houden of nadien nog in te geven. Het systeem zet alles klaar voor verwerking.

Betaal je personeel correct en op tijd uit

Iedereen wil graag zijn of haar loon op tijd ontvangen. Omdat in CrewPlanner alle geklokte uren meteen klaarstaan, hoef jij alles alleen maar te valideren.


Hoe weet je nu zeker dat je personeel het juiste loon ontvangt? Omdat je bij de aanmaak van een bepaalde functie en/of medewerkersprofiel het uurloon ingeeft. Daarnaast vul je ook eventuele extra’s aan, zoals woon-werkverkeer, kledingvergoeding, overuren, nachtpremies … Zodra je de gewerkte uren valideert, berekent het systeem het juiste loon én verloopt ook de uitbetaling automatisch.

Zorg voor een efficiënte personeelsadministratie

Om wettelijk in orde te zijn, moet je voor iedere medewerker en elke job dat hij of zij uitvoert, de nodige contracten opmaken. Dat is niet alleen een tijdrovend werkje, het is nog complex ook.


Maar dat is verleden tijd. Want elke keer wanneer je tijdelijk personeel inplant, ontvangen medewerkers alle documenten: van het arbeidsreglement en -contract tot de studentverklaring. Die ondertekenen ze met een gecertificeerde digitale handtekening.

Zet je personeelsplanning op punt

In sectoren die vaak tijdelijk personeel inschakelen, is alles op voorhand regelen niet zo evident. Toch raden we je aan om zoveel mogelijk vooruit te plannen. Dat is fijner werken voor jou en je medewerkers. Op die manier ben je zeker dat je voor elk openstaand uur personeel hebt.

Maak daarom gebruik van de week- en maandplanningen in CrewPlanner. Kopieer de planning, eventueel met ingeplande medewerkers, eenvoudig naar de volgende weken. En voilà, je personeelsplanning staat met een enkele klik op punt.

Vraag beschikbaarheden personeel op

Vraag medewerkers om in CrewPlanner in te geven welke dagen ze beschikbaar zijn om te werken. Of wanneer ze in welke shift willen werken. Het enige dat jij nog hoeft te doen? Hen inplannen en zo de gaten in je werkschema opvullen.

Laat medewerkers hun aanwezigheid bevestigen

Je plant medewerkers in en daarna hoor je niets meer. Hebben ze je bericht gekregen? Komen ze opdagen? Moet je nog even contact met hen opnemen? Via onze planningstool ontvangen ze de vraag om hun aanwezigheid te bevestigen. Zodra ze dat doen, komen ze in je planningsoverzicht te staan.


Zeg nu vaarwel tegen je personeelsplanning in Excel en de eindeloze paperassen. Wij vertellen je graag hoe onze personeelsplanningstool CrewPlanner 
en Rollit Payroll jou hierbij helpt.

Schakel nu onze hulp in
team-rollit-2025

Simuleer een samenwerking & loonkosten via Rollit.

Let's go!

De #1 app voor het managen van tijdelijk personeel: planning, personeelsbeheer, papierwinkel & payrolling lopen vanaf nu op rolletjes.

Links

Gegevens

Nieuwsbrief

De Wondere Wereld der Flexwerkers durft wel eens te veranderen – en ook bij Rollit zijn we niet vies van updates of verbeteringen. Schrijf je in op onze nieuwsbrief om geen enkel nieuwtje te missen.

Facebook Instagram Linkedin-in

Rollit @ 2025. Alle rechten voorbehouden.

Carefully crafted by
a.d.

Rollit helpt jouw bedrijf met de administratie van tijdelijk personeel.

Bekijk onze Oplossingen
rollit-i-am-an-employee

Je bent een Werkgever

Je krijgt maar geen tijd vrijgemaakt voor belangrijke taken en zaken, omdat je voortdurend wordt opgehouden door
repetitief, administratief werk. Als dat niet herkenbaar is?

Ja! Ik heb Rollit nodig
rollit-i-am-an-employer

Je bent een Flexwerker

Je bent tevreden van je Werkgever, maar je merkt dat planningen, opvolging en de uitbetalingen vlotter zouden kunnen. Bovendien heb je misschien wel interesse in onze aanbrengbonus!

Mijn Werkgever heeft Rollit nodig